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Anmeldung bei REACH-IT: "Sign up as a company"

Hinweise und Tipps

Die Zusammenstellung von Hinweisen und Tipps bei der Anwendung von REACH IT und IUCLID 5 soll Sie insbesondere bei der Vorregistrierung aber auch bei der Einreichung von Registrierungen, Voranfragen und PPORD-Mitteilungen unterstützen. Die Hinweise und Tipps wurden aufgrund der beim deutschen Helpdesk eingegangenen Fragen zusammengestellt und können daher nur teilweise mögliche Probleme bei der Anwendung aufgreifen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass bei spezifischen Problemen in der REACH IT und IUCLID 5 Anwendung, die zuständige Behörde des (Vor)-Registrierungsverfahren, die Europäische Chemikalienagentur (ECHA) kontaktiert werden muss.

Konsultieren Sie bitte auch die von der ECHA zusammengestellten frequently asked questions - FAQs.

Durchführung der Anmeldung bei REACH-IT: "Sign up as a company"

Mit der Funktion „Sign up as a company“ erzeugen Sie in REACH-IT ein Firmenportal. Derzeit können Sie dieses Portal nur für die Vorregistrierung nutzen. Später (voraussichtlich ab September) werden Sie das Portal auch für die übrigen Verfahren wie Registrierungen, Voranfragen und PPORD-Mitteilungen elektronisch nutzen können.

Company sign-up > User account

User information – General

Auf dieser Bildschirmseite geben Sie die Daten des ersten Anwenders ein, der überwiegend auch administrative Funktionen (z. B. weitere Anwender einrichten) ausüben soll.

E-mail

Tipp:
Hier sollte möglichst eine funktionale E-Mail Adresse eingegeben werden, die dann z. B. bei Mitarbeiterwechsel nicht geändert zu werden braucht. Sie können sich an diese E-Mail Adresse Benachrichtigungen schicken lassen, dass Mitteilungen in Ihrer „Message Box“ im REACH-IT System vorliegen.

User-ID

Hinweis:
Dieselbe User-ID kann in REACH-IT nur ein einziges Mal vergeben werden. Beim Company Sign-up geben Sie zunächst Ihre eigene User-ID ein. Später können Sie weitere Anwender anlegen, die jeweils eigene User-IDs, Passwörter und E-Mail Benachrichtigungsadressen erhalten. Vor Vergabe mehrerer User-IDs empfiehlt es sich ggf. ein System / Schema für die Benennung festzulegen.

Security question

Sie wählen aus einer Liste von Fragen eine Frage (z. B. Wie heißt Ihr Lieblingshaustier?) zu der Sie eine Antwort eingeben, die nur Sie wissen können. Falls Sie mal Ihr Passwort vergessen sollten, können Sie bei korrekter Beantwortung der Sicherheitsabfrage ein neues Passwort an Ihre hinterlegte E-Mail Adresse zugeschickt bekommen.

Tipp:
Sie sollten die User-IDs, Passwörter, die UUID (Universally Unique Identifier), die Sicherheitsabfrage und die Antworten auf die Sicherheitsabfrage als Tabelle in schriftlicher Form an einem sicheren Ort hinterlegen.

Company sign-up > Company information

Legal Entity Object (LEO) bzw. XML-Datei des LEO (=LEOX)

Ein Legal Entity Object beinhaltet Informationen (u. a. Adresse, Kontaktpersonen) zum Unternehmen bzw. zur Rechtsperson sowie einen eindeutigen Identitfizierungscode (UUID). UUIDs werden in Datenbanksystemen, wie z. B. über die REACH-IT oder die IUCLID 5-Webseite erzeugt.

Sie werden auf der Bildschirmseite „Company sign-up > Company information“ zunächst gefragt, ob Sie entweder ein Legal Entity Object (LEO) direkt in REACH-IT generieren oder eine bereits vorhandene Legal Entity Object Datei (LEOX), die Sie auf der IUCLID5-Website generiert haben, importieren wollen. Für den Import müssen Sie auf „…encode your information…“ klicken.

Eigentlich ist es gleichgültig, ob Sie das LEOX über die IUCLID 5 Internetseite oder über die REACH-IT Internetseite generieren und herunter laden. Beide Portale erzeugen „official“ Legal Entity Objects. Diese können in IUCLID 5 importiert und als solche verwendet werden.

Zurzeit müssen Sie folgendes beachten:
  • Aus technischen Gründen können Sie mit dem MS Internet Explorer kein LEOX exportieren. Dies funktioniert nur mit dem Firefox Browser (ab Version 2.0).
  • Die Einreichung von Registrierungs-, Voranfragen- und PPORD-Dossiers kann aus technischen Gründen noch nicht über das REACH-IT-Portal erfolgen. Sie müssen für eine Einreichung bei der ECHA entweder per E-Mail oder CD eine Datei im IUCLID 5-Austauschformat (i5z-Format) übersenden. Wenn Sie in IUCLID 5 einen Stoffdatensatz bzw. ein Dossierdatensatz erzeugen, ist in dem Datensatz immer das von Ihnen installierte „official“ LEO enthalten. Das LEO wird mit dem IUCLID-Austauschfile an die ECHA übersandt.
  • Hinweis: Solange die Einreichungen von Registrierungs-, Voranfragen- und PPORD Dossiers nicht direkt über das REACH-IT Portal erfolgen, müssen aus technischen Gründen das LEO (inkl. UUID) in der IUCLID 5-Austauschdatei und das LEO (inkl. UUID) im REACH-IT-Portal identisch sein.
  • Hinweis: Die identische UUID über IUCLID 5 und REACH IT wird für die Vorregistrierung nicht benötigt. Wenn Sie eine XML-Vorregistrierungsaustauschdatei mit IUCLID 5 erzeugen, ist in dieser Datei kein LEO enthalten! Die Übergabe eines LEOs ist laut Definition nicht vorgesehen.
  • Hinweis: In IUCLID 5 können Sie auch LEOs erzeugen. Diese können Sie aber nicht für die Erzeugung und die Einreichungen von Dossiers bei der ECHA verwenden.
Wie gehen Sie für eine Registrierung, Voranfrage oder PPORD-Mitteilung vor?
  1. Melden Sie sich bitte über die IUCLID 5 Webseite an.
  2. Erzeugen Sie ein LEO.
  3. Laden Sie das LEOX herunter.
  4. Importieren Sie das LEOX in Ihre lokale IUCLID 5-Installation.

    Hinweis: Wenn Sie z. B. Alleinvertreter sind, können Sie auch mehrere LEOs in einer IUCLID 5-Installation parallel für unterschiedliche außereuropäische Hersteller benutzen

  5. Erzeugen Sie eine IUCLID 5-Austauschdatei (i5z) mit Ihrer importierten LEO
  6. Melden Sie sich am REACH-IT-Portal an
  7. Importieren Sie das LEOX, das Sie auch für das IUCLID Dossier verwendet haben.

    Tipp: Sie sollten die UUID zur Tabelle mit der UserID und dem Passwort hinzufügen

  8. Schicken Sie der ECHA die IUCLID 5-Datei und das ausgefüllte Submission form (mit ihrer IUCLID 5/REACH-IT UUID)

Wenn Sie, abweichend von diesem Vorgehen, zuerst in REACH-IT ein LEO erzeugt haben, sollten Sie dieses mit Firefox 2.x herunterladen, in IUCLID 5 importieren und falls Sie schon einen Stoffdatensatz in IUCLID 5 angelegt haben, die Zuordnung zum „alten“ IUCLID 5 LEO lösen und das neue LEO stattdessen zuweisen.

D-U-N-S Nummer (Data Universal Numbering System)

Die D-U-N-S Nummer wird von  von der Europäischen Kommission in verschiedenen behördlichen Verfahren benutzt. Sie wird für die weltweite eindeutige Identifizierung von Unternehmen verwendet und soll die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten vereinfachen. Sie wird von der Firma D&B kostenlos vergeben. Die Angabe der D-U-N-S Number ist nicht verpflichtend.

VAT-Nummer (Value Added Tax)

Unter VAT-Nummer geben Sie als deutsches Unternehmen die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-Id Nr) nach dem Schema DE999999999 ein. Die Angabe der VAT-Number ist nicht verpflichtend.

Company Size

Für die Angabe der Größe Ihres Unternehmens müssen Sie aus den Kategorien Large, Medium, Small und Micro die zutreffende Auswahl treffen. Zur Ermittlung der Kategorie sollten Sie die Empfehlung der Kommission 2003/361/EG heranziehen. Für Alleinvertreter ist zu beachten, dass hier die Größe des außereuropäischen Unternehmens angegeben werden muss, dass vertreten wird.

Hinweis: Die Vorregistrierungen sind kostenlos. Eine von der Größe des Unternehmens abhängige Gebührenreduktion ist aber z. B. für Registrierungen vorgesehen.

General contact information

Hier müssen Sie mindestens eine Telefonnummer und eine, möglichst funktionale, E-Mail Adresse angeben. Diese E-Mail Adresse muss nicht zwingend mit der E-Mail Adresse des ersten Anwenders (s. o.) übereinstimmen.

Billing information

Obwohl die Vorregistrierung kostenlos ist, muss, z. B. für spätere Registrierungen, eine Adresse für die Rechnungsstellung eingegeben werden. Die Rechnungsadresse kann ggf. von der Adresse des Unternehmens abweichen.

Company sign-up > Validation

Nach dem Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie im letzten Schritt die Zusammenfassung der Daten überprüfen und bestätigen.

Hinweis: Es gibt rote und grüne Warnmeldungen. Rote Warnmeldungen geben Datenfelder an, in denen zwingend Daten eingegeben werden müssen, während grüne Warnmeldungen ggf. ignoriert werden können, da Datenfelder gelistet werden, in denen optionale Angaben gemacht werden können.

Anschließend können Sie sich mit Ihrer User-ID und Ihrem Passwort direkt in REACH-IT einloggen.

Hinweis: Anders als bei der Anmeldung an der IUCLID 5 Internetseite, erhalten Sie bei der Anmeldung am REACH-IT keine Bestätigungsemail, über die Sie Ihren Zugang aktivieren müssen.

Anmeldung als Alleinvertreter (Only representative)

Wenn Sie für den gleichen Stoff von verschiedenen außereuropäischen Herstellern oder Exporteuren als Alleinvertreter bestimmt worden sind, müssen Sie diesen Stoff jeweils pro Hersteller bzw. Exporteur getrennt vorregistrieren.

Der gleiche Stoff kann jedoch über ein REACH-IT-Firmenzugang nur einmal vorregistriert werden. Daher müssen Sie sich über REACH-IT mehrfach anmelden und getrennte Zugänge generieren, über die Sie dann die gleichen Stoffe getrennt vorregistrieren.

Hinweis: Als Alleinvertreter müssen Sie sich als „company“ anmelden, und nicht als „third party representative“.

Bitte beachten Sie, dass Sie zuvor für jede REACH-IT-Anmeldung unterschiedliche LEOs generieren müssen. In REACH-IT kann dasselbe LEO nur ein einziges Mal importiert bzw. verwendet werden. Die Angaben zu Ihrem Unternehmen in den verschiedenen LEOs können Sie mit den gleichen Daten füllen, z. B. Name oder VAT-Nummer. Die Technik der LEO Generierung garantiert, dass die LEOs jeweils unterschiedliche UUIDs beinhalten.

Hinweis: Sie müssen beachten, dass Sie bei den Angaben zum Unternehmen jeweils die Unternehmensgröße des außereuropäischen Herstellers angeben müssen. Auf Basis dieser Angabe werden spätere Gebührenbescheide (z. B. bei Registrierungen) erfolgen und die Höhe der Gebühren ist u. a. abhängig von der Unternehmensgröße.

Wie gehen Sie als Alleinvertreter vor, wenn Sie die gleichen Stoffe von unterschiedlichen außereuropäischen Herstellern oder den gleichen Stoff als Alleinvertreter für einen außereuropäischen Hersteller und aber auch für Ihr Unternehmen als Hersteller vorregistrieren wollen?

  1. Melden Sie sich an der IUCLID 5-Webseite an.
  2. Erzeugen Sie zwei LEOs
  3. Laden Sie die LEOX herunter.
  4. Melden Sie sich bei REACH-IT an

    Tipp: Damit Sie die verschiedenen Firmenzugänge unterscheiden können, sollten sie im Feld Company einen Zusatz (im Auftrag von…) oder nur Ihnen bekannten Code anfügen, anhand dessen Sie später nachvollziehen können, welchen außereuropäischen Hersteller Sie über diesen Firmenzugang vertreten.

  5. Importieren Sie Ihr 1. LEOX
  6. Führen Sie die Vorregistrierung für den 1. außereuropäischen Hersteller durch
  7. Melden Sie sich ein zweites Mal bei REACH-IT an

    Bitte beachten Sie, dass Sie die UserID noch nicht in REACH-IT vorhanden sein darf

  8. Importieren Sie Ihr 2. LEOX
  9. Führen Sie die Vorregistrierung für den 2. außereuropäischen Hersteller (oder Ihr Unternehmen) durch.

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